Projekt Digitaler Rechnungseingang

Das Ev. Kreiskirchenamt Sauerland-Hellweg entwickelt als Pilotamt für die Landeskirche den digitalen Rechnungseingang im Zusammenhang mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems. Eine Umsetzung des digitalen Rechnungseingangsprozesses in allen Kirchengemeinden und Einrichtungen der drei Kirchenkreise ist geplant.

Ziel dieses Projektes ist es, den Rechnungseingangsprozess zukünftig ausschließlich elektronisch abzubilden und dadurch einen deutlich effizienteren Ablauf zu erreichen. Die Gesamtbearbeitungsdauer vom Eingang der Rechnung bis zur Bezahlung soll deutlich verkürzt werden, so dass u.a. auch wieder Skontofristen genutzt werden können. Zudem bietet die Digitalisierung die Möglichkeit, jederzeit den aktuellen Stand der Bearbeitung abzurufen.

Im vierten Quartal 2022 konnten umfangreiche kreiskirchenamtsinterne Testungen des digitalen Rechnungseingangs auf der Tastdatenbank stattfinden. Aufgrund der Ergebnisse der ersten Testungen hat mit Beginn des ersten Quartals 2023 eine hausinterne Testung für den Mandaten Ev. Kreiskirchenamt Sauerland-Hellweg auf der Echtdatenbank begonnen. Das Ev. Kreiskirchenamt Sauerland-Hellweg ist nun im Rahmen der Testung an das Echtsystem angeschlossen. Die eingegangenen Rechnungen werden über das Scanverfahren der Fachanwendung zugeführt, über die Schritte Kontierung, rechnerische und sachliche Richtigkeit sowie Anordnung der Auszahlung und automatischen Verbuchung zugeführt werden.

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